Cinian asiakas- ja päättäjärekisteri 

TIETOSUOJASELOSTE

7.5.2019

1. Rekisterinpitäjä

Cinia Oy (y-tunnus: 1465341-6) Ilmalantori 1, 00240 Helsinki

2. Yhteydenotot

Cinia Oy Ilmalantori 1 00240 Helsinki, viestinta@cinia.fi

3. Rekisterin nimi

Cinia Oy:n ja sen konserniyhtiöiden (”Cinia”) asiakas- ja päättäjärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen

• Asiakassuhteen luominen, hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen

• Liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen

• Tyytyväisyystutkimukset ja muu vastaava viestintä

• Mielipide- ja markkinatutkimukset ja muiden tapahtumien järjestäminen

• Tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinointi ja sen kohdentaminen (ml. uutiskirjeen lähettäminen) puhelimitse, kirjeitse, sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti

• Analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

• Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen tai

  yhteisön välisen sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien

  toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa asiakas- ja muita suhteitaan

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu suoramarkkinoida tuotteitaan ja palvelujaan nykyistenja potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktihenkilöille

• Lainsäädäntöön perustuvien rekisterinpitäjän velvollisuuksien hoitaminen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja nykyisten ja potentiaalisten asiakas- ja yhteistyökumppaneiden päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• Perustiedot rekisteröidystä, kuten yrityksen edustajan/edustajien yhteystiedot (nimi, sähköposti ja puhelinnumero, tehtävänimike ja/tai vastuualue)

• Tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut rekisteröidyn ilmoittamat tiedot

• Palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet

• Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot)

• Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointikiellot tai suostumukset

• Palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista)

• Viestintäpalveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot kuten välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, tiedonsiirtoprotokolla, sijaintitieto ja päätelaitetta koskeva tieto

• Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerättävät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön yhteydessä, yhteydenottojen, sopimuksen neuvottelemisen tai solmimisen tai muun henkilökohtaisen, sähköisen tai puhelinasioinnin yhteydessä sekä tapahtumiin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä, muista vastaavista yritys- ja päättäjärekistereistä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Cinian yhteistyökumppaneille tai alihankkijoille palveluiden tarjoamiseksi, erillisten toimeksiantojen yhteydessä, esimerkiksi asiakastyytyväisyystutkimusten, tapahtumien järjestäjille tai markkinointitarkoituksiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osaa henkilötiedoista käsitellään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella Cinian yhteistyökumppanien toimesta. Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Jos kohdemaan osalta ei ole päätöstä riittävän tietosuojan tasosta tai jos kyseessä ei ole siirto Yhdysvaltoihin Privacy Shield –järjestelmän mukaisesti, tapahtuu tietojen siirto Euroopan Komission hyväksymiä vakiolausekkeita käyttäen.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kunkin käyttötarkoituksen kannalta ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjän voi olla tarpeen säilyttää tietoja pidempään lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden tai oikeusvaateiden toteuttamiseksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sopimukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa, joihin on pääsy vain erikseen määritellyillä henkilöillä. Fyysinen pääsy tietoihin on lisäksi estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, tietojen siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.